Родился в с. Плотавец, Корочанского р-на Белгородской области.
В 1971 г. окончил Корочанскую среднюю школу.
В 1977 г. окончил Харьковский институт радиоэлектроники (ХИРЭ) по специальности «радиолокационные станции гидрометеослужбы».
В 1983 г. — заочное отделение Одесского гидрометеорологического института по специальности «метеорология».
С 1977 г. работает в Таджикском республиканском управлении по гидрометеорологии: зам. начальника, начальник управления (1986—1992), член коллегии министерства охраны окружающей среды Республики Таджикистан.
В июле 1992 г. — зам. руководителя Межрегионального территориального управления по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды Центрально-Чернозёмных областей.
С 1985 г. сотрудничает с научным издательством «Большая Российская энциклопедия» и издательством «Энциклопедия» г. Москва по сверке и сопоставлению фактов в их изданиях.
Зам. гл. редактора «Большой Курской энциклопедии», член редакционного совета 2-го и 3-го изд. «Белгородской энциклопедии» (1999, 2000).
Член совета Курского областного научного краеведческого общества.
В 2001 г. защитил кандидатскую диссертацию «История региональной гидрометеорологической службы в России на примере Курской области (1802-2001 годы)».
В 2003 г. диссертация В.В. Потапова удостоена двух ведомственных наград Росгидромета в номинации «Лучшая научно-исследовательская работа года» в 2003 и 2007 годах.
В.В. Потапов — автор более 60 научных работ, в т.ч. монографии: «Гидрометслужба Курского края в лицах и событиях (1802-2002 гг.) (Курск, 2003), двух статей в «Большой Российской энциклопедии», 20 статей во 2-м и 3-м изданиях «Белгородской энциклопедии», 115 статей в «Большой Белгородской исторической энциклопедии», 132 статей в «Большой Курской энциклопедии».
Соч:
• «Профессор А. Ф. Вангенгейм»,
• «Гидрометеослужба Курского края в лицах и событиях»,
• «Садовод М. С. Балабанов»,
• «История региональной гидрометеослужбы России: Курский край (1802–2002)»,
• «Возвращение имени А. Ф. Вангенгейм» (совместно с Э. А. Вангенгейм),
• «Короча: события и люди»,
• «Корочанская школа им. Д. К. Кромского» (совместно с А. П. Максименко),
• «И. А. Пульман, метеоролог и селекционер»,
• «Профессор Алексей Феодосьевич Вангенгейм. Хроника династии гидрометеорологов»,
• «Гидрометеорологи Центрального Черноземья в годы Отечественной войны, 1941–1945». Т. 1.,
• «Гидрометеорологи Центрального Черноземья, 1945–2020. Биографический словарь». Т. 2.,
• «Балабановы. Хроника семейства в восьми поколениях: XVIII–XXI вв.».
Награды: знак «Почётный работник Гидрометеослужбы России» (2003), медаль «Патриот России», медаль «Участнику ликвидации пожаров в 2010 г.», медаль святителя Иоасафа, медаль епископа Белгородского I степени, Почётная грамота Министерства экологии и природных ресурсов РФ, Почётная грамота Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Курской областной думы (2003).
В.В. Потапов — "Почётный гражданин г. Короча".